Nous cherchons à recueillir uniquement ce qui est raisonnablement nécessaire pour fournir et sécuriser MyNavyo. Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels et nous n’utilisons pas les données financières des clients à des fins de publicité comportementale.
1. Portée et identité de l’organisation
La présente Politique de confidentialité s’applique à mynavyo.com, à l’espace financier MyNavyo, ainsi qu’aux services connexes de compte, de soutien, de facturation et de communication et à toute page qui renvoie à cette politique (collectivement, le « Service »). « MyNavyo », « nous », « notre » et « nos » désignent l’exploitant du Service et, lorsqu’un reçu de paiement, une facture ou une commande écrite identifie une entité contractante, cette entité.
MyNavyo est conçu principalement pour les entreprises et les cabinets comptables canadiens. La présente politique vise à refléter les exigences canadiennes applicables au secteur privé, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et la législation québécoise en matière de protection des renseignements personnels, lorsqu’elles s’appliquent. D’autres lois provinciales peuvent s’appliquer selon les personnes, l’organisation et l’activité concernées.
2. Responsabilité et rôles des entreprises clientes
MyNavyo est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. Le responsable de la protection des renseignements personnels de MyNavyo supervise les questions de confidentialité, les demandes d’accès et de rectification, les plaintes et la réponse aux incidents.
Une entreprise ou un cabinet comptable peut téléverser ou connecter des renseignements concernant ses clients, employés, fournisseurs, entrepreneurs ou mandants. Pour ces renseignements, l’entreprise cliente détermine les fins du traitement et doit disposer des autorisations, avis et consentements exigés par la loi. MyNavyo les traite afin de fournir le Service, conformément aux instructions licites du client, aux présentes conditions et aux lois applicables.
3. Renseignements que nous recueillons
Selon les fonctions utilisées, nous pouvons traiter les catégories suivantes :
Nom, adresse courriel, empreinte cryptographique du mot de passe, langue préférée, rôle, organisation, état de vérification et paramètres du compte.
Profil de l’entreprise, clients, fournisseurs, factures, comptes fournisseurs, paiements, comptes clients, champs de planification fiscale, registres comptables, rapports, décisions, notes et documents téléversés.
Métadonnées sur l’institution et les comptes, soldes et opérations obtenus au moyen d’une connexion bancaire autorisée. MyNavyo ne vous demande pas de lui transmettre directement vos identifiants bancaires en ligne.
Forfait, état de l’abonnement, identifiants de transaction, coordonnées de facturation et métadonnées de paiement limitées. Les données complètes de la carte sont recueillies et conservées par le processeur de paiement, et non par MyNavyo.
Demandes de soutien, demandes de consultation, préférences de courriel, réponses aux sondages ou à l’estimateur et messages que vous nous envoyez.
Adresse IP, renseignements sur le navigateur ou l’appareil, identifiants de session, horodatages, pages ou actions utilisées, événements d’authentification, historique d’audit et renseignements d’erreur ou de diagnostic.
Provenance des renseignements
Nous recevons les renseignements directement de vous et des utilisateurs autorisés; de l’entreprise ou du cabinet comptable qui accorde l’accès; de services connectés comme une institution financière, un fournisseur de paiement ou un service d’extraction de documents; et automatiquement lors de l’utilisation du Service. Veuillez ne pas fournir de renseignements qui ne sont pas nécessaires à une fin commerciale légitime.
4. Pourquoi nous utilisons les renseignements
- Créer, authentifier, administrer et sécuriser les comptes et espaces de travail.
- Fournir les fonctions d’organisation financière, de facturation, de comptes clients et fournisseurs, de rapports, de visibilité de trésorerie, de planification fiscale et d’aide à la décision.
- Connecter et synchroniser les sources qu’un utilisateur autorisé choisit d’activer.
- Extraire les détails des reçus et factures, rapprocher les dossiers et repérer les éléments qui nécessitent une révision.
- Traiter les abonnements, essais, renouvellements, annulations et avis de compte.
- Répondre aux demandes de soutien, prévenir la fraude, enquêter sur les abus, résoudre les problèmes et améliorer la fiabilité.
- Respecter la loi, faire appliquer les ententes et établir ou défendre des droits en justice.
Consentement et communications
Nous demandons le consentement lorsqu’il est requis et pouvons autrement traiter les renseignements lorsque la loi le permet ou l’exige. Les messages transactionnels — notamment les avis de vérification, de sécurité, de facturation, de service et de compte — font partie du fonctionnement du Service. Nous envoyons des messages électroniques promotionnels uniquement avec un consentement ou une autre autorisation légale et incluons un mécanisme de désabonnement lorsque requis. Le désabonnement aux communications marketing ne met pas fin aux messages de service essentiels.
6. IA et fonctions automatisées
Lorsque vous utilisez une fonction d’IA, MyNavyo peut transmettre au modèle d’IA configuré pour le Service la demande, le contexte récent de la conversation et les dossiers sélectionnés de l’espace de travail nécessaires pour répondre. Selon la configuration, le traitement peut être effectué par un modèle hébergé localement ou par un fournisseur d’IA externe comme OpenAI. N’entrez pas de renseignements personnels ou confidentiels qui ne sont pas nécessaires à la demande.
Les résultats produits par l’IA sont consultatifs, peuvent être incomplets ou inexacts et doivent être vérifiés par une personne autorisée. Les fonctions d’IA ne sont pas autorisées à déplacer des fonds, transmettre des déclarations fiscales ni approuver seules des décisions d’affaires. Nous pouvons conserver les demandes et les réponses dans l’historique des conversations de l’espace de travail afin que les utilisateurs puissent les consulter et supprimer les conversations, sous réserve des limites de conservation et de sauvegarde.
8. Traitement à l’extérieur de votre province ou du Canada
Certains fournisseurs de services peuvent traiter ou conserver des renseignements dans une autre province ou un autre pays. Les renseignements qui se trouvent dans une autre juridiction peuvent être assujettis aux règles d’accès légal de cette juridiction. Avant d’utiliser des fournisseurs qui reçoivent des renseignements personnels au-delà des frontières, MyNavyo cherche à évaluer les renseignements concernés, la finalité, les protections contractuelles et les risques pertinents pour la vie privée. Communiquez avec nous pour obtenir de l’information sur le lieu d’une activité de traitement précise.
9. Conservation et suppression
Nous conservons les renseignements pendant que le compte est actif et, par la suite, seulement aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, notamment pour fournir les exportations demandées, terminer les processus de suppression, maintenir les dossiers de sécurité et d’audit, régler les différends, faire appliquer les ententes et respecter les obligations légales, fiscales ou comptables. Les périodes de conservation varient selon le type de dossier, sa sensibilité et les exigences légales.
Lorsque les renseignements ne sont plus requis, ils sont supprimés, détruits ou anonymisés conformément aux procédures applicables. Des copies résiduelles peuvent demeurer temporairement dans les sauvegardes ou les journaux jusqu’à leur remplacement dans le cadre des cycles normaux. Une entreprise cliente peut également avoir des obligations légales distinctes de conserver des registres comptables et transactionnels.
10. Mesures de sécurité et incidents
MyNavyo utilise des mesures administratives, techniques et organisationnelles adaptées à la nature du Service. Elles sont conçues pour comprendre des connexions Web chiffrées, le hachage des mots de passe, des sessions protégées, des contrôles d’accès, la séparation des données par client, des options d’authentification à deux facteurs, la restriction des secrets et jetons de fournisseurs, des dossiers d’audit, des sauvegardes et de la surveillance. Aucun système n’est entièrement sécurisé; les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants et signaler rapidement tout accès non autorisé soupçonné.
En cas d’incident de confidentialité ou de sécurité, nous menons une enquête, prenons des mesures raisonnables de confinement et de correction, documentons l’incident lorsque requis et avisons les personnes concernées et les autorités lorsque la loi applicable l’exige.
11. Vos droits et vos choix en matière de confidentialité
Sous réserve des lois applicables et d’exceptions limitées, vous pouvez demander de :
- accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et savoir comment ils ont été utilisés ou communiqués;
- rectifier des renseignements inexacts ou incomplets;
- retirer votre consentement pour les traitements futurs lorsque le traitement repose sur le consentement, sous réserve des restrictions légales et contractuelles;
- demander la suppression ou la fermeture du compte, sous réserve des obligations de conservation;
- demander les renseignements personnels informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsqu’un droit à la portabilité s’applique;
- contester notre conformité ou déposer une plainte en matière de confidentialité.
Nous pouvons devoir vérifier votre identité et votre autorité avant de donner suite à une demande. Si les renseignements appartiennent à l’espace de travail d’une entreprise cliente, nous pouvons transmettre la demande à ce client ou coordonner la réponse avec lui. Nous répondrons dans le délai prévu par la loi applicable et expliquerons tout refus autorisé par la loi.
Enfants
Le Service s’adresse aux utilisateurs professionnels et n’est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Ne créez pas de compte et ne soumettez pas de renseignements personnels si vous avez moins de 18 ans.
12. Questions, demandes et plaintes
Communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels de MyNavyo pour toute question, demande ou plainte en matière de confidentialité. Décrivez la demande ainsi que le compte ou l’organisation concernée, mais n’envoyez pas par courriel de mots de passe, de numéros complets de carte de paiement ni d’identifiants bancaires en ligne.
Modifications à la politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique afin de refléter les changements apportés au Service, aux fournisseurs, aux pratiques ou à la loi. La version mise à jour sera publiée ici avec une nouvelle date d’entrée en vigueur. Si un changement touche de façon importante le traitement des renseignements personnels existants, nous fournirons un avis supplémentaire ou demanderons un consentement lorsque requis.
Consultez les règles qui régissent l’utilisation de MyNavyo dans nos Conditions d’utilisation.